Maloka informa

Maloka informa el procedimiento para radicación de facturas y cuentas de cobro.
NOTICIAS
Marzo 27 de 2020
ESCRITO POR:
Maloka

Radicación de facturas y cuentas de cobro para contratistas:  

  1. El Contratista debe radicar la factura y los documentos anexos al supervisor o encargado vía correo electrónico para que dé su aprobación, si este la rechaza debe enviar un correo al proveedor indicando el motivo. Los vistos buenos se darán por PDF, de acuerdo con el instructivo de firmas enviado por TI.
  2. El supervisor del contrato debe enviar la factura y los documentos anexos al correo recepcionfacturas@maloka.org en formato PDF con las respectivas firmas y aprobaciones.
  3. La recepcionista debe ingresar a este correo y revisar las radicaciones de facturas y cuentas de cobro que se hayan hecho, si no cumple con algún requisito la debe rechazar respondiendo al correo el motivo y copiando al supervisor o área encargada.
  4. Si cumple con los requisitos, la recepcionista debe enviar la factura a contabilidad para su respectivo proceso y diligenciar la relación de radicación de facturas para el control de recepción y proceso de estas que estará compartido con las áreas de contabilidad y tesorería para el control correspondiente.
  5. Contabilidad registra en Xirux y anexará la ficha del contrato, tabla de retención (Aplica solo para personas naturales), reimpresión del documento equivalente (Aplica solo para personas naturales) y reimpresión de la causación para los demás proveedores. (Tener en cuenta que cuando la factura llegue a contabilidad debe tener todos los soportes, vistos buenos o por lo contrario no se le dará proceso a ninguna factura o cuenta de cobro)
  6. Tesorería recibe la factura o cuenta de cobro con anexos y genera el comprobante de egreso para aprobación de la Directora de AyF y el Gerente General.
  7. Luego de la aprobación y pago correspondiente, tesorería anexa al paquete de factura con anexos el soporte de la transferencia realizada.

 

Para otros proveedores:

  1. El proveedor debe radicar la factura y los documentos anexos al correo recepcionfacturas@maloka.org en formato PDF con las respectivas firmas de elaboración y aprobación.
  2. La recepcionista debe ingresar a este correo y revisar las radicaciones de facturas y cuentas de cobro que se hayan hecho, si no cumple con algún requisito la debe rechazar respondiendo al correo el motivo y copiando al supervisor o área encargada.
  3. Si los documentos cumplen con los requisitos la recepcionista debe direccionar la factura y los documentos anexos al supervisor o encargado para que dé su aprobación, si este la rechaza debe enviar un correo al proveedor indicando el motivo y copiando a compras. Los vistos buenos se darán por PDF, de acuerdo con el instructivo de firmas enviado por TI.
  4. Una vez que el supervisor dé el visto bueno, la recepcionista debe enviar la factura a contabilidad para su respectivo proceso y diligenciar la relación de radicación de facturas para el control de recepción y proceso de facturas que estará compartido con las áreas de contabilidad y tesorería para el control correspondiente.
  5. Contabilidad registra en Xirux y anexará la ficha del contrato, tabla de retención (Aplica solo para personas naturales), reimpresión del documento equivalente (Aplica solo para personas naturales) y reimpresión de la causación para los demás proveedores. (Tener en cuenta que cuando la factura llegue a contabilidad debe tener todos los soportes, vistos buenos o por lo contrario no se le dará proceso a ninguna factura o cuenta de cobro)
  6. Tesorería recibe la factura o cuenta de cobro con anexos y genera el comprobante de egreso para aprobación de la Directora de AyF y el Gerente General.
  7. Luego de la aprobación y pago correspondiente tesorería anexa al paquete de factura con anexos el soporte de la transferencia realizada.

 

Entregas y recepciones en el almacén

La entrega de materiales al almacén se debe posponer hasta que se normalice la situación, lo mismo aplica para las solicitudes de salida de elementos del almacén.

Desde compras ya se está manejando esta instrucción que se les está exigiendo a los proveedores. Así mismo, las áreas deben tener claro que hasta que se normalice la cuarentena y la emergencia sanitaria será posible hacer recepciones y entregas por parte del almacén.

 

Procesos de activos fijos 

La salida o entrada de activos debe ser pospuesta hasta que se normalice la emergencia sanitaria que está viviendo el país.

Una vez finalice la cuarentena implementada por el Gobierno Nacional y de ser absolutamente necesario, los procesos relacionados a activos fijos solo se realizarán un día a la semana los días miércoles. Las áreas deben programar y consolidar sus solicitudes para que puedan ser atendidas sólo en ese día y en un horario muy específico.

 

Recepción de correspondencia 

Se limitará el recibo de información física a documentos de correo certificado, como trámites jurídicos o gubernamentales que deban llevar firma de recibido como evidencias de notificación, para la demás información el interesado debe enviar la correspondencia al correo correspondencia@maloka.org y para facturas y cuentas de cobro al correo recepcionfacturas@maloka.org

El equipo de seguridad llevará una planilla de recepción de documentos que se limitará a la excepción mencionada como trámites jurídicos o gubernamentales, donde se incluya la fecha en la que se recibió, el nombre del remitente y el destinatario.

Toda la demás información como reportes, informes de actividades, anexos a facturas, propuestas económicas deberá ser enviada directamente a la persona de contacto a través de correo electrónico y si esta información está relacionada con procesos como facturas, pagos entre otros, se envíe también de forma digital siguiendo el procedimiento de radicación de facturas y cuentas de cobro.

Nota: Toda la información que se deba manejar de forma digital deberá estar en formato PDF con el fin de evitar manipulación durante su trámite con el fin de preservar el principio de integridad de la información.

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